Jak se archivovalo dřív a jak dnes (PR)

Archiv.
Zdroj: archiv Bejvávalo.cz, původní autor neznámý.

Hlavní rozdíl spočívá v tom, že dříve se více archivovalo ve fyzické papírové podobě. Dnešní elektronické uchovávání informací je zajisté daleko šetrnější k přírodě, nicméně i dnes se stále ještě některé dokumenty skladují papírově. Možná by tedy nebylo špatné podívat se na zkušenosti našich předků.

Dobrý archiv byl vždy pečlivě popsán

Pro archivaci dokumentů je nejlepší nakoupit si papírové krabice. Do nich papíry narovnáte, můžete je předtím ještě rozdělit a svázat do hromádek. Boxy je pak potřeba pečlivě zavřít, zalepit, aby dovnitř nemohl prach, a popsat, abyste později věděli, co se v nich nachází.

Zejména ve firmách se využívaly přímo archivační krabice, které jsou svou velikostí uzpůsobeny na uchovávání papírů o velikosti A4. Dobře se do nich naskládají také šanony. Pokud si tedy zaměstnanci ve firmě celý rok či měsíc zakládali faktury od šanonu, pak ho jen celý vzali a umístili do archivační krabice.

Dnes se musí pořádně uspořádat do složek

Také v dnešní době hraje roli, jak moc jste pořádní. Papíry se neskládají do popsaných krabic, většinu dokumentů máte k dispozici elektronicky. Buď se ukládají někam na disk, nebo rovnou na server na nějaké firemní úložiště. I tady je ovšem důležitý pořádek. Vše by mělo být roztřízeno v přehledných složkách, aby se nestávalo, že nějaký dokument zbytečně uložíte dvakrát. Duplicity na disku by pak zbytečně zabíraly místo.

Není pravda, že by se dnes vše uchovávalo elektronicky. Stále ještě užijete staré dobré krabice. Pokud vás takové archivování čeká, využijte slev a podívejte se na krabice výprodej. Za skvělé ceny seženete i ty přímo archivační.